4
Metode input presensi
QR sekolah, kartu siswa, wajah, dan manual.
Fitur Schoolyz
Presensi Kehadiran
Paket presensi harian untuk siswa, guru, dan staf, mulai dari masuk sekolah sampai pulang. Sistem tidak sekadar mencatat hadir atau tidak, tetapi membantu sekolah melihat keterlambatan, pulang cepat, izin, alfa, riwayat harian, sampai rekap bulanan yang siap dipakai untuk laporan.
QR sekolah
Kartu siswa
Pengenalan wajah
Manual
Monitor hari ini
Gerbang Sekolah
Masuk
07:04
Status
Hadir tercatat
Hadir
286
Izin
12
Belum
18
2
Jenis absensi utama
Absensi Masuk dan Absensi Pulang.
XLSX
Export laporan
Rekap guru dan siswa dapat diekspor ke Excel.
Manfaat
Absensi lebih cepat, rapi, dan mudah dipantau.
Sekolah tidak perlu bergantung penuh pada absensi manual yang rawan tercecer atau sulit direkap. Setiap data kehadiran tercatat dengan waktu yang jelas, bisa dipantau pihak sekolah, dan dapat dilihat kembali kapan saja.
Pantauan harian lebih jelas
Petugas dapat segera melihat siapa yang sudah presensi, siapa yang belum, siapa yang terlambat, dan siapa yang pulang lebih cepat.
Orang tua lebih tenang
Notifikasi dapat dikirim ketika anak melakukan absensi masuk atau pulang, sehingga informasi kehadiran tidak menunggu laporan manual.
Laporan tidak lagi melelahkan
Rekap bulanan menghitung hari aktif, hadir, izin, terlambat, tidak absen, alfa, dan persentase kehadiran secara lebih tertib.
Gambaran Sistem
Presensi bukan hanya tombol hadir.
Modul ini dibuat sebagai alur end-to-end: perangkat membaca kehadiran, sistem memvalidasi konteksnya, data disimpan berdasarkan bulan, lalu sekolah mendapatkan log, izin, rekap, persentase, dan notifikasi otomatis.
Mencatat data yang benar
Setiap presensi menyimpan sekolah, orang yang hadir, jenis absensi, waktu, pembuat data, dan sumber input. Untuk data manual, sistem juga menyimpan relasi ke catatan manualnya.
Mengikuti kalender sekolah
Hari aktif dihitung dari pengaturan jam absen. Hari libur sekolah dikeluarkan dari perhitungan, sehingga rekap tidak menghukum siswa/guru pada tanggal libur.
Mengabari pihak terkait
Absensi dapat memicu push notification realtime ke ponsel kepala sekolah, admin, guru, siswa, dan wali sesuai hak akses masing-masing.
Menyediakan laporan siap pakai
Rekap bulanan menghasilkan persentase kehadiran, jumlah hadir, izin, terlambat, pulang cepat, tidak absen masuk, tidak absen pulang, dan alfa.
Metode Presensi
Empat cara mencatat kehadiran, sesuai kondisi lapangan.
Sekolah dapat memakai satu metode utama atau menggabungkan beberapa metode untuk gerbang, kelas, kantor guru, kegiatan luar ruang, dan kondisi khusus.
1. Scan QR Sekolah
Sekolah memiliki QR code khusus yang dapat di-reset oleh admin/operator. Siswa, guru, atau staf memindai QR tersebut untuk melakukan Absensi Masuk atau Absensi Pulang.
- QR sekolah dibuat dengan kode unik UUID dan dapat diperbarui sewaktu-waktu.
- Dapat dikunci lokasi memakai koordinat dan radius agar scan hanya valid di area sekolah.
- QR dapat ditampilkan fullscreen untuk perangkat di gerbang atau area presensi.
- Jika QR ditampilkan melalui laptop, kode QR berubah otomatis setiap menit untuk meminimalkan kecurangan.
2. Scan Kartu Siswa
Operator, guru, atau staf dapat membuka scanner kartu siswa. Kartu berisi QR siswa, dicetak per kelas, lalu dipindai untuk mencatat masuk atau pulang.
- Kartu QR siswa bisa dicetak berdasarkan kelas dan data anggota kelas.
- Scan satu per satu langsung menyimpan waktu presensi saat itu juga.
3. Pengenalan Wajah
Sekolah dapat menyiapkan data wajah siswa, guru, dan staf, lalu menghubungkannya dengan aplikasi scanner yang memiliki kode akses khusus.
- Alat scan cukup memakai laptop atau komputer yang memiliki webcam, sehingga sekolah tidak perlu membeli perangkat khusus lagi.
- Foto divalidasi sebagai gambar JPG/PNG dan disimpan di storage sekolah.
- Aplikasi scanner diamankan dengan kode aplikasi yang dapat diperbarui admin.
4. Input Manual
Admin/operator dapat mencatat presensi manual untuk siswa, guru, atau staf ketika ada kondisi khusus seperti perangkat bermasalah, kegiatan luar sekolah, atau koreksi data.
- Input manual menyimpan sekolah, tahun ajaran, tanggal, jenis absensi, keterangan, dan daftar orang yang dipilih.
- Setiap orang dapat diberi jam presensi berbeda dalam satu entri manual.
- Data manual tetap masuk ke tabel presensi sehingga ikut terbaca di log dan rekap.
Pengaturan
Aturan presensi dapat disesuaikan dengan kebijakan sekolah.
Jam Absen Global
Sekolah mengatur jadwal Senin sampai Minggu: aktif/tidak aktif, mulai masuk, akhir masuk, mulai pulang, dan akhir pulang. Default sistem tersedia untuk memulai cepat.
Jam Absen Custom Guru/Staf
Jika guru atau staf punya jadwal berbeda, sekolah dapat membuat jadwal khusus per orang. Saat rekap, jadwal custom ini diprioritaskan atas jadwal global.
Hari Libur
Tanggal libur dapat dibuat sebagai rentang tanggal. Saat rekap bulanan, hari libur tidak dihitung sebagai hari aktif presensi.
Keterangan Izin
Sekolah dapat memakai keterangan izin default atau keterangan milik sekolah sendiri, misalnya sakit, izin keluarga, dinas, atau kegiatan resmi.
Kunci Lokasi QR
QR sekolah dapat dikunci menggunakan latitude, longitude, dan radius meter agar presensi hanya valid dari area yang ditentukan.
Kode Aplikasi Scanner
Aplikasi scanner wajah memiliki kode aplikasi per sekolah. Admin dapat memperbarui kode tersebut untuk menjaga akses perangkat scanner.
Izin & Validasi
Tidak hadir bukan selalu alfa.
Sistem memisahkan data presensi dengan data izin. Izin siswa/guru punya tanggal mulai, tanggal selesai, alasan, jenis izin, lampiran, dan status persetujuan.
Alur izin
Diajukan, diperiksa, lalu disetujui atau ditolak.
Siswa/wali atau pihak sekolah dapat membuat izin. Petugas yang berwenang dapat mengonfirmasi izin menjadi Disetujui atau Ditolak. Jika ditolak, sistem menyimpan alasan penolakan.
Dampak ke rekap
Izin disetujui masuk ke kolom keterangan, bukan alfa.
Saat rekap dibuat, izin yang statusnya Disetujui dihitung sesuai nama keterangannya. Tanggal itu tidak diperlakukan sebagai alfa, terlambat, atau tidak absen.
Rekap & Laporan
Rekap bulanan dibuat dari data mentah yang terkumpul setiap hari.
Sistem membaca data absensi siswa dan guru/staf, jadwal absen, hari libur, serta izin yang disetujui, kemudian menghasilkan laporan siap evaluasi.
Hadir
Ada absensi masuk atau pulang yang valid sesuai aturan jadwal.
TL
Terlambat, ketika absensi masuk melewati batas akhir masuk.
PC
Pulang cepat, ketika absensi pulang lebih awal dari jam mulai pulang.
TAM
Tidak Absensi Masuk, ketika tidak ada scan masuk yang valid.
TAP
Tidak Absensi Pulang, ketika tidak ada scan pulang yang valid.
Alfa
Tidak ada absensi masuk dan tidak ada absensi pulang pada hari aktif.
Izin
Jumlah izin disetujui berdasarkan nama keterangan izin.
Persentase
Hadir dibagi Hari Aktif, ditampilkan sebagai persentase kehadiran.
Export Excel untuk guru dan siswa.
Setelah rekap dibuat, sekolah dapat membuka detail rekap guru atau siswa, memfilter siswa berdasarkan kelas, lalu mengekspor laporan ke file `.xlsx` lengkap dengan nama sekolah, bulan, tahun ajaran, kelas, dan data per orang.
Output
Rekap Guru
Output
Rekap Siswa
Notifikasi
Orang tua dan pimpinan bisa langsung tahu.
Push notification realtime
Ketika siswa absen masuk atau pulang, sistem dapat mengirim push notification realtime ke ponsel wali berisi nama siswa, jenis absen, dan jam.
Push notification
Sistem menyiapkan pesan ke ponsel siswa dan wali, dengan tautan menuju riwayat absensi datang-pulang.
Notifikasi pimpinan
Untuk guru/staf, notifikasi dikirim realtime ke ponsel pimpinan atau admin yang berwenang sesuai pengaturan sekolah.
Hak Akses
Setiap peran punya ruang kerjanya sendiri.
Admin / Operator
Mengelola fitur menyeluruh: jam absensi, hari libur, keterangan izin, QR sekolah, kartu siswa, data wajah, absensi manual, log, siswa belum presensi, rekap, dan konfirmasi izin.
Guru
Melakukan presensi masuk dan pulang, melihat log, mengajukan atau mengelola izin sesuai akses, membantu scanner kartu siswa, dan memantau siswa yang belum presensi.
Staf
Melakukan presensi pribadi, melihat log absensi guru/staf, mengajukan izin, dan membantu proses scanner kartu siswa tanpa masuk ke pengaturan utama sekolah.
Siswa
Melakukan presensi masuk dan pulang melalui QR sekolah, melihat riwayat absensi, serta mengajukan izin siswa secara mandiri.
Wali / Orang Tua
Memantau log absensi anak, mengakses pengajuan izin siswa, dan menerima informasi penting terkait kehadiran agar komunikasi sekolah dan rumah lebih cepat.
Siap dipakai harian
Presensi menjadi data operasional, bukan pekerjaan rekap manual.
Mulai dari gerbang sekolah sampai laporan bulanan, semua alur tersambung dalam satu modul.