Fitur Presensi Kegiatan di Schoolyz dapat diakses melalui menu Absensi Kegiatan. Fitur ini digunakan untuk mencatat kehadiran pada sebuah kegiatan secara cepat dan rapi, mengelola data kegiatan, melihat log presensi, serta memantau siswa yang belum melakukan presensi.

Fitur ini bermanfaat untuk:

  • Mencatat kehadiran peserta kegiatan.
  • Mengelola daftar kegiatan yang akan digunakan untuk presensi.
  • Melihat riwayat presensi secara lengkap.
  • Mengetahui siswa yang belum presensi.
  • Membantu proses presensi manual bila diperlukan.

Menu yang Tersedia

  • Scanner Kartu Siswa
  • Scan Absen Kegiatan
  • Data Kegiatan
  • Log Absensi
  • Siswa Belum Presensi

Siapa yang Bisa Menggunakan Fitur Ini

  • Admin/Super Admin/Admin Sekolah/Operator: dapat mengelola data kegiatan, melihat log, memantau siswa belum presensi, dan melakukan presensi manual sesuai hak akses.
  • Guru: dapat menggunakan scanner presensi, melihat data kegiatan, memantau log absensi, dan membantu proses presensi sesuai izin yang diberikan.
  • Siswa: pada menu tertentu, siswa dapat melakukan presensi kegiatan sesuai pengaturan sistem.
  • Wali: dapat melihat log absensi pada akun yang terhubung, sesuai akses yang tersedia.

Langkah-Langkah Menggunakan Presensi Kegiatan

1. Buka Menu Presensi Kegiatan

Masuk ke dashboard Schoolyz, lalu pilih menu Presensi Kegiatan. Anda akan diarahkan ke halaman utama yang berisi seluruh menu pendukung seperti scanner, data kegiatan, log absensi, dan siswa belum presensi.

2. Buat Data Kegiatan Terlebih Dahulu

Sebelum presensi dilakukan, kegiatan harus dibuat terlebih dahulu.

  1. Buka menu Data Kegiatan.
  2. Klik Tambahkan atau Buat Baru.
  3. Isi Sekolah.
  4. Isi Nama Kegiatan.
  5. Tentukan status Aktif atau Nonaktif.
  6. Simpan data.

Saat kegiatan baru dibuat, sistem akan menyiapkan data kegiatan yang nantinya dipakai saat presensi.

3. Aktifkan Kegiatan Jika Diperlukan

Jika kegiatan belum aktif, peserta tidak bisa melakukan presensi.

  1. Buka menu Data Kegiatan.
  2. Cari kegiatan yang ingin digunakan.
  3. Pastikan statusnya Aktif.
  4. Jika masih nonaktif, ubah status menjadi aktif.

4. Gunakan Scanner Kartu Siswa untuk Presensi

Menu ini cocok digunakan oleh petugas, guru, atau operator saat presensi dilakukan dengan kartu siswa.

  1. Buka menu Scanner Kartu Siswa.
  2. Pilih kegiatan yang akan diikuti.
  3. Arahkan kartu siswa atau cari siswa secara manual.
  4. Sistem akan memproses data presensi.
  5. Jika berhasil, presensi siswa akan tercatat otomatis.

Menu ini juga menyediakan pencarian siswa berdasarkan nama atau NIS, sehingga presensi tetap bisa dilakukan secara manual jika kartu tidak tersedia.

5. Gunakan Scan Absen Kegiatan

Menu ini digunakan oleh guru atau siswa untuk melakukan presensi kegiatan melalui proses scan.

  1. Buka menu Scan Absen Kegiatan.
  2. Lakukan proses scan sesuai instruksi pada halaman.
  3. Sistem akan membaca kode presensi kegiatan.
  4. Jika valid, presensi akan langsung tersimpan.

Menu ini cocok untuk presensi cepat saat kegiatan berlangsung.

6. Lihat Siswa yang Belum Presensi

Jika Anda ingin mengetahui siapa saja yang belum melakukan presensi, gunakan menu ini.

  1. Buka menu Siswa Belum Presensi.
  2. Pilih tanggal dan kegiatan yang ingin dicek.
  3. Sistem akan menampilkan daftar siswa yang belum presensi.
  4. Anda juga dapat melihat info kelas siswa untuk memudahkan pengecekan.
  5. Jika diperlukan, lakukan presensi manual dari menu ini.

Menu ini sangat membantu saat rekap absensi di akhir kegiatan.

7. Lakukan Presensi Manual Jika Diperlukan

Jika ada siswa yang belum tercatat, admin/operator atau guru yang berwenang bisa melakukan presensi manual.

  1. Buka menu Siswa Belum Presensi atau Scanner Kartu Siswa.
  2. Cari siswa yang ingin diproses.
  3. Klik tombol Presensi Hadir atau pilih presensi manual.
  4. Sistem akan menyimpan data kehadiran siswa.

Presensi manual berguna sebagai cadangan ketika proses scan tidak berhasil atau siswa belum tercatat.

8. Cek Log Absensi

Untuk melihat riwayat presensi yang sudah masuk, gunakan menu Log Absensi.

  1. Buka menu Log Absensi.
  2. Pilih bulan, sekolah, dan kegiatan.
  3. Sistem akan menampilkan log presensi berdasarkan tanggal.
  4. Klik data yang tersedia untuk melihat detail, jika akses mengizinkan.

Di halaman log, Anda bisa melihat:

  • Nama siswa
  • Tanggal presensi
  • Jam presensi
  • Nama kegiatan
  • Metode presensi
  • Petugas yang memproses
  • Riwayat presensi per bulan

9. Hapus Log Jika Memang Diperlukan

Pada akun tertentu, admin/operator dapat menghapus log presensi yang salah.

  1. Buka menu Log Absensi.
  2. Cari data presensi yang salah.
  3. Klik hapus pada log tersebut.
  4. Konfirmasi penghapusan.

Catatan: hak hapus hanya tersedia untuk role tertentu dan tetap tergantung izin sekolah.

10. Ubah Data Kegiatan Jika Ada Kesalahan

Jika nama kegiatan atau statusnya salah, Anda dapat memperbaikinya.

  1. Buka menu Data Kegiatan.
  2. Cari kegiatan yang ingin diubah.
  3. Klik Ubah.
  4. Perbaiki data yang diperlukan.
  5. Simpan kembali.

11. Gunakan Fitur Sesuai Peran Anda

Untuk admin/operator:

  1. Buat data kegiatan.
  2. Aktifkan kegiatan.
  3. Pantau log presensi.
  4. Cek siswa yang belum presensi.
  5. Lakukan presensi manual bila diperlukan.

Untuk guru:

  1. Pilih kegiatan yang sedang berlangsung.
  2. Gunakan scanner atau presensi sesuai akses.
  3. Pantau hasil presensi di log.
  4. Bantu siswa yang belum tercatat jika Anda memiliki izin akses.

Tips Agar Presensi Berjalan Lancar

  • Pastikan kegiatan sudah dibuat dan statusnya aktif.
  • Pastikan data kegiatan yang dipilih sudah benar.
  • Gunakan menu yang sesuai dengan peran Anda.
  • Jika scan gagal, coba presensi manual.
  • Cek kembali log absensi setelah proses selesai.
  • Gunakan filter bulan dan kegiatan yang benar saat melihat riwayat.

Penutup

Fitur Presensi Kegiatan memudahkan sekolah dalam mencatat kehadiran secara cepat, terstruktur, dan mudah dipantau. Dengan adanya menu scanner, data kegiatan, log absensi, dan siswa belum presensi, admin/operator maupun guru bisa mengelola presensi kegiatan dengan lebih efisien.